Les centres de réception des métaux à recycler devraient collecter des informations suffisantes sur les vendeurs pour les retrouver facilement en cas de problème ultérieurs concernant les matériaux qu'ils auront fournis.
La méthode présentée ci-dessous ne constitue pas la seule manière de procéder à cette identification. Les collecteurs de matériaux recyclables sont évidemment libres d'utiliser une combinaison de différentes méthodes pour identifier efficacement et facilement les vendeurs.
Selon la politique que peut suivre une société de recyclage, la taille de l'entreprise, ou sa structure organisationnelle, une société peut intégrer l'une ou l'autre, ou toutes les méthodes et pratiques proposées :
- Faire une photocopie de la carte d'identité, ou du permis de conduire, ou de tout autre document d'identité officiel, par ex. passeport ou permis de séjour,
- Relever le numéro d'immatriculation du véhicule transportant les matériaux à recycler,
- Élaborer un reçu pour les matériaux qui décrive avec le plus de clarté et de détails possibles les matériaux acquis et les éléments dont ils se composent,
- Enregistrer chaque transaction séparément pour chaque client (par envoi), et créer des fichiers photos associés à chaque transaction, au conducteur du véhicule, au véhicule et au vendeur,
- Vérifier l'identité systématiquement et à intervalles réguliers pour en confirmer la validité, en combinaison avec le Numéro d'identification fiscal (APhM) du vendeur tel qu'il est enregistré sur une facture de service public ou sur l'avis d'imposition,
- Demander la signature du vendeur, ou de son représentant légal, avant de terminer toute transaction, ainsi qu'une déclaration écrite certifiant que les matériaux vendus ne sont pas le fruit d'une activité illégale,
- Payer par chèque ou par virement électronique sur le compte bancaire du vendeur si la valeur de la transaction dépasse 1 500 €.,
- Si le paiement se fait au comptant, faire signer un reçu par le fournisseur,
- Enregistrer la transaction, les parties impliquées et le chargement à recycler par un circuit interne de télévision, et conserver les bandes pour une durée déterminée pour être remises aux enquêteurs en cas de demande ou de besoin,
- Exercer son droit de refuser d'acheter certains types de matériaux, s'ils sont considérés comme impropres ou s'ils ne sont pas accompagnés de documents suffisamment précis prouvant leur origine. Ces types de matériaux sont en général:
- des matériaux disponibles habituellement auprès de sociétés, mais offerts à la vente par de simples particuliers, par ex. objets rendus, etc.,
- des matériaux utilisés généralement par des organismes d'État ou des services publics, par ex. conduites d'eau, câbles de types spéciaux, plaques d'égout, plaques funéraires, etc.,
- des matériaux neufs, utilisés normalement pour fabriquer de nouveaux produits, ou utilisés en BTP,
- des matériaux qui ne sont pas neufs mais semblent suspects, par ex. plaques d'immatriculation, gouttières, gradins, etc.,
- des matériaux qui manifestement appartiennent à d'autres personnes ou à des sociétés, par ex. caddies, tonneaux de bière, etc.,
- des matériaux qui ont été signalés comme volés.
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